Описание процессов системы управления

Одной из основных проблем в системах управления является формальная разработка документации, когда документы создаются “потому что должны быть”, но не являются при этом руководством к действию для работников. Для достижения запланированного результата необходимо правильно описать процесс и процедуры, исполнение которых обеспечивает результативность и эффективность системы управления.

• Процесс[1] - совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата (что необходимо сделать?)
• Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса (как необходимо сделать?)

У любого процесса есть цель и показатели эффективности. У любого процесса есть владелец процесса (заказчик), исполнитель и контролер (аудитор) согласно ролям по принципу PDCA и матрице распределения обязанностей и полномочий по матрице RACIS. Результативность и эффективность системы управления зависит от того насколько правильно выполняются процедуры по принятым и утвержденным процессам. Процедура или выполняется или нет. Промежуточного значения не существует. Если процедурой предусмотрено выполнить 10 шагов (действий), то именно так и необходимо ее выполнять. Отсутствие какого-либо шага (действия) по процедуре приведут к отсутствию результата или к негативному результату.